町内会ホームページ作成ヒント集24「イベントの報告は2日以内に」

会員の意見を大切に

各町内会の年次総会が今盛んにおこなわれていることと思います。終わられた町内会の皆さん、お疲れさまでした。これから行う予定の町内会の皆さん、頑張りましょう。

さて、皆さんの町内会では、総会終了後の報告をいつ頃発信していますか？

基本は、終了後１週間以内に、最低限の情報をお知らせすることを目標にされている町内会様が多いようです。

「そんなに早く記録をまとめられないよ。」というお声が聞こえてきそうですが。

まずお伝えすることは完全にわかっていることだけでいいのです。

　まず初めに、開催のお礼。委任状のお礼や当日参加のお礼が一番最初に知らされる内容です。そのうえで、

①当日の参加者：事前の委任状の総数・当日の事務局と一般会員の皆さんの参加人数

　これは、総会の開催に必要な人数が確保できたかどうかというもの。総会が無事に終わったのであれば、翌日にはホームページで通知できますね。

②主な議題の承認状況・・・承認されたかどうかだけはお知らせできます。会場からご意見をいただいたのであれば、どのような意見か・何をしてほしいのか・運営委員会としてどのように扱う予定なのかまでは、回答できるはずです。

このように、総会がスムーズに進んだのか、新しい希望や意見、質問が出たのかどうかは、すべての会員が知りたいことです。

何の質問も意見も出ない総会が良い総会だと勘違いをされている町内会様があります。意見が出ないということが会員全体が役員の取り組みを支持してくれているのでしょうか？

逆に活発な意見が出ることが、これからの町内会への期待や参画の意思表示だと考えると、安心につながると思います

このような簡単な第一報の時に、ホームページがあると大変便利です。

まずは第一報！

お知らせする内容をコンパクトに絞って第一報を流すことを取り組んでみましょう。

詳しい話や結論を急ぐ必要はありません。じっくり話し合って検討することが必要です。