町内会ホームページ作成ヒント集20「会員名簿づくりはGoogleフォームで手分けして」

スマホからも入力できる

町内会様からの問い合わせが多いのは、「会員が多くて、名簿作りで大変」というものです。

この町内会様は、会員が６００人と多く、町内会もいくつかのセクションに分けておられますが、全員の名簿作りの話題になると皆さん下を向いてしまうとのこと。

「町内会あるある」ですよね。多くの町内会でもお困りだと思います。

私の所属する町内会も、会員数が６００家庭を越えていますので、新規の名簿作りの時は大変でした。当初は二人がPC担当で、かなりハードな思いをしました。

そこで、仕事を皆さんに分散することにしました。

その方法が、Googleフォームの機能を使って、皆さんがご自宅で割り当て分を入力する作業をしていただくことにしたのです。

「１０人の情報を入力するお手伝いをお願いします！」と投げかけます。人数が少ないのがポイント！

入力フォームに従って、氏名と住所・所属班など４項目程度の入力ですから、１５分くらいで終わります。

終わったら連絡メールを入れてもらうように約束すると、どんどん連絡が来ます。

そこで、「もう１０件お願いできませんか？」と泣きつくと、ほとんどの方は追加で受けてくれます。日を改めて元データをお渡しして作業を加速させました。

この作業の時は、１０件の入力から、追加で２～３０件の協力をいただけました。

そんな姑息な方法で、皆さんの手をお借りして、作業は終了。

Googleフォーム自体は、管理者が２名までと限定されていますが、一般の入力フォームを公開しておくと、外部PCやスマホから入力できますので、作業は場所を選びません。

※情報管理だけはしっかりお願いしました。

できるだけ、大変な作業は分散させることが組織運営で大切だと考えます。その繰り返しで組織理解が進みます。